Een goede administratie vormt de basis voor je bedrijfsgegevens en kengetallen. Als zelfstandige ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden. Deze dien je zeven jaar te bewaren. Belasting (bijvoorbeeld de btw) kan alleen maar bewezen worden met aantoonbare cijfers van een goed bijgehouden administratie. In artikel 3:15i van het Burgerlijk Wetboek staat dat ‘eenieder die een bedrijf of een zelfstandig beroep uitoefent, verplicht (is) van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep een administratie te voeren en te bewaren’.
Gemaakte (zakelijke) kosten en investeringen resulteren vrijwel altijd in belastingaftrek. Dat kan echter alleen als je al die transacties via kas, bonnetjes hard kunt maken. Veel is tegenwoordig digitaal aantoonbaar en goed bewijs (bonnen scannen). Bij een aantal zaken is het echter aan te bevelen om ook een papieren kopie te bewaren (bijvoorbeeld facturen). Bij je administratie onderscheiden we de volgende taken:
Boekhouden Alles wat je betaalt en een zakelijke kostenpost is, dient hard gemaakt te worden op papier. Dat betekent iedere benzinebon, het vliegticket naar Parijs voor een beurs, de nieuwe bureaustoel, maar ook de lunch met een (potentiële) klant of de fles wijn als kerstgift. Alles moet op papier aantoonbaar vastgelegd zijn. Let op! Alle kostenposten die je opvoert in je administratie ter vermindering van belasting moet je kunnen bewijzen!
Archiveren Het is handig om in- en uitgaande post op te bergen in ordners, gerangschikt op datum van binnenkomst of op alfabetische volgorde. Als je weinig cliënten hebt, kan dat per klant. Belangrijk is dat je het eenvoudig en snel terug kunt vinden. Daarom is overzichtelijkheid een eerste vereiste. Je facturen bewaar je op factuurnummer in een aparte map ‘facturen’. Op die manier heb je op iedere vraag snel een antwoord. Kort gezegd komt het erop neer dat je alles, maar dan ook alles systematisch moet vastleggen wat later eventuele financiële gevolgen kan hebben. Je mag niets kwijtraken!!
Eisen waar een archivering van de administratie aan moet voldoen zijn:
- contracten (zowel inkoop als verkoop), afspraken en overeenkomsten
- zakelijke correspondentie (alle inkoop- en verkoopaantekeningen per klant)
- bankafschriften (indien kwijt kopieën opvragen bij de bank)
- kassabonnen en kasadministratie van contante betalingen en/of stortingen
- ontvangen facturen inkoop (crediteuren)
- uitgaande facturen verkoop (debiteuren)
- software en databestanden. Vergeet niet iedere maand een back-up te maken en elders op te slaan. Geprinte bestanden zijn ook geoorloofd.
- alle correspondentie met de belastingdienst
- zakelijke agenda’s