Iedere starter krijgt er een keer mee te maken. Het innen van slecht betalende klanten. Met andere woorden: Het beheren van het werkkapitaal, want dat is het. Je bent gestart met een zak geld. We noemen dat het werkkapitaal. Je doet er de uitgaven mee en het wordt bijgevuld met de inkomsten. Het verschil is het buffer-kapitaal. Een oud gezegde luidt: De kosten gaan voor de baat uit. Leveranciers moeten normaliter eerst betaald worden voordat de inkomsten binnenstromen. Aangezien je geld maar één keer kan uitgeven is het zaak ervoor te zorgen dat je de omvang van het werkkapitaal in de hand houdt. Dit betekent dat jij als ondernemer de posten debiteuren, voorraden en crediteuren voortdurend bewaakt. Je eerste verantwoordelijkheid als ondernemer is uiteraard op tijd een factuur te sturen. Als een klant een dienst of product geleverd heeft gekregen en een factuur ontvangen maar daarvoor nog niet betaald heeft wordt hij een debiteur. Wanneer met de klant een betalingstermijn is afgesproken is het verschuldigde bedrag niet eerder opeisbaar dan het moment waarop de betalingstermijn is verstreken. Onthoudt een oud gezegde dat luidt dat verkocht pas verkocht betekent zodra het geld echt op je bank staat. Dat moge duidelijk zijn want van opdrachten zonder inkomsten kun je tenslotte niet leven. Om verschillende redenen worden facturen niet betaald:
- De klant is ontevreden over de levering van product of dienst. Zorg dus dat je afspraken duidelijk op papier staan en dat je die ook nakomt.
- De klant of ondernemer wordt zelf niet betaald door afnemer of derden en heeft dus niet de beschikking over voldoende gelden om jou nu te betalen.
- De klant heeft geen geld en kan dus onmogelijk betalen. Je kunt dus lang wachten maar hij heeft het gewoon niet. Let op: over 8 weken ook nog niet.
Als een klant niet betaalt en je vindt dat je toch volledig recht hebt op je geld, dan zul je verplicht worden krasse maatregelen te nemen. Bijvoorbeeld het inschakelen van een incassobureau of zelfs een deurwaarder. Je hebt tenslotte goed werk/product geleverd! Veel ondernemers zijn echter huiverig zijn voor de eventuele gevolgen. Er zijn tenslotte maar weinig klanten die enthousiast blijven afnemen na een gang bij de rechter. Het is natuurlijk ook goed mogelijk dat je klant daadwerkelijk moeite heeft om aan zijn verplichtingen te voldoen. Als jouw vordering bij de klant tot een faillissement leidt weet je zeker dat je je geld niet meer krijgt. Het beste is daarom om op tijd contact met de klant op te nemen. Ga in overleg. Vraag wat precies de reden is dat hij niet betaalt en stel eventueel een betalingsregeling voor. Een klant die er financieel niet al te rooskleurig voor staat, gaat daar waarschijnlijk graag op in waarbij de kans groot is dat je een klant behoudt en bovendien de relatie tussen jullie verstevigt.