Veel klanten willen graag, voordat ze iets kopen of tot een ‘opdracht tot levering’ overgaan, eerst een gespecificeerde aanbieding zwart op wit zien. Dat is een goed gebruik. Al die door jou gedane beloftes willen ze kunnen lezen en op papier bevestigd zien. Zeker bij wat grotere opdrachten is het belangrijk om duidelijke afspraken eerst vast te leggen. Cliënt wil gewoon duidelijk kunnen lezen wat jij gaat doen en waarvoor hij tekent. Als je bij de supermarkt een pakje boter ziet vindt niemand het vreemd dat dat koopt zonder dat daar eerst een contract voor is opgesteld maar als je gaat trouwen en de organisatie daarvan aan een externe partij overlaat wil je graag weten wat dat allemaal gaat kosten en vooral wat je daarvoor krijgt of wat daarvoor gedaan wordt. Als jij je producten inkoopt wil je ook dat de prijzen en afspraken duidelijk van te voren vastgelegd zijn. Zo kom je later niet voor onverwachte verrassingen te staan. Waak je dus voor veel gemaakte fouten en neem de volgende tips in acht:

  1. Stuur geen standaardofferte. Dat levert je wel veel gemak en tijdswinst bij het maken van de offerte op maar geen opdracht. De meeste klanten zijn niet erg gediend van zo’n aanpak. Standaard knip- en plakwerk levert meestal stijlbreuken, irrelevante zinnen en overbodige informatie op en dikwijls wordt vergeten het nog na te lezen. Snel scoren is er dus niet bij.
  2. Schrijf vooral niet te formeel. Te veel afstandelijk en juridisch taalgebruik ontmoedigt de klant om verder te lezen. Vermeld de technische specificaties niet in de brief maar in een aparte bijlage. Dat verwart maar.
  3. Wees niet te star in je aanbieding. Zorg voor enige onderhandelingsruimte in prijs en aanpak. Door je flexibel op te stellen kun je later tot elkaar komen in plaats van dat de andere partij het gevoel krijgt van “take it or leave it”.
  4. Geef niet al je kennis al prijs in een schriftelijke aanbieding. Je wint niets door al in je offerte de oplossing van het probleem weg te geven. Waarom zou de potentiële opdrachtgever je anders nog inhuren? Als het absoluut noodzakelijk is om confidentiële informatie prijs te geven, dient de klant eerst een non-disclosure contract te tekenen.                                               
  5. Ga niet in op niet-serieuze aanvragen. Verspil geen tijd aan een prospect waarbij je het gevoel hebt dat deze toch geen product of dienst gaat afnemen maar vooral uit is op het verifiëren van je prijs of werkwijze (de concurrentie?). Misschien zijn het lieden die erop uit zijn om gratis de oplossing voor hun probleem te vinden. Arrangeer altijd eerst een ontmoeting en stuur geen offerte naar onbekenden!
  6. Vergeet de follow-up niet. Als je niet op de offerte terugkomt heb je alles voor niets gedaan. Neem binnen twee weken contact op en boek die opdracht.

Conclusie: Een offerte moet er gelikt, foutloos en gepersonaliseerd uitzien!